Sisseelamisplaan 30-60-90 aitab uute kolleegide ja meeskonnaliikmete alustamise ettevõttes võimalikult meeldivaks muuta. See plaan aitab juhtidel realistlikke ootusi ja selgeid eesmärke seada, nii et uued töötajad saaksid alustada täiesti algusest.
Uued töötajad on suure teabehulga, uute protsesside ja põnevate toodetega ülekoormatud. Selleks et nende ülekoormamist vältida, on uue töötaja sisseelamisel üliolulised juhised ja suunitlused. Nende abil on nii töötajal kui ka juhil toimuvast ülevaade ja see tagab sujuva ja muretu sisseelamisprotsessi.
Kõige olulisem selles protsessis on selge suhtlus – ootustest ja eesmärkidest rääkimine, mis nõuab regulaarset osapoolte vahelist suhtlust ja kohtumist, eriti esimesel kolmel kuul. Iga kuu nõuab erinevat fookust, et luua selged struktuurid ja eesmärgistatud areng.
Tööle võtmine: esimesed 30 päeva
Kui meeskonna juhid ja juhendajad koostavad esimeseks kolmeks kuuks tegevuskava, siis hoiavad nad uute meeskonnaliikmete sisseelamisperioodi fookuses. Et kogu protsess kulgeks positiivsel noodil, siis tuleks esimesel 30 päeval keskenduda sellele, et õppida ettevõtte, selle toodete ja teenuste ning klientide kohta.
Põhistruktuuri mõistmine on oluline juhiste või tegevuskava koostamiseks. Sisedokumentide, andmebaaside ja kolleegidega peetavate vestluste kaudu saavad uued töötajad põhilise ülevaate ettevõttest ja selle organisatsioonikultuurist.
Esimestel päevadel on peamiseks eesmärgiks teoreetilise põhja loomine, sealhulgas ka programmide kasutamise või töövoogude töötlemise koolitus. Põhialuste mõistmise eesmärgi kommunikeerimisega tuleb alustada juba esimestel tööpäevadel ja paika panna ka esimene tagasiside vestlus 30 päeva pärast, et selgitada põhialuseid ja teie organisatsioonile spetsiifilisi ülesandeid.
Edusammude tunnustamine: 60 päeva ettevõttes
Teisel kuul kasutavad juhid eelneval kuul õpitud teoreetilisi aluseid edasise arengu toetamiseks ja kaasavad uut töötajat igapäevatöösse. Uustulnukad peaksid iseseisvalt tegelema esimeste piletite/pöördumistega ja võtma vastutuse ka keerulisemate ülesannete puhul. Kannatlikkus ja vigade mõistmine on kahtlemata olulised pehmed oskused, mis selles etapis juhtimise koha pealt mängu tulevad. Järgnevatel tagasisidevestlustel on soovitatav pöörata tähelepanu korduvatele nõrkustele või parandamist vajavatele valdkondadele.
Õppeprotsess on 60 päeva jooksul veel täies hoos ja see võimaldab töövoogude optimeerimist, individuaalseid töövõtteid ja meeskonda integreerimist edasi arendada. Teisele etapile tagasi vaadates saab endiselt teha kohandusi, seda näiteks meeskonda sisseelamise kolmanda kuu eesmärkide määratlemisega.
Meeskonnaliikmeks kasvamine: töötaja pärast 90 päeva
Pärast 90 päeva on sisseelamisprotsess tavaliselt lõpetatud ja uus töötaja võib, koos kõigi ülesannete ja vastutusaladega, end meeskonna täieõiguslikuks liikmeks pidada. Rutiinid ja koosolekud on nüüd osa igapäevatööst, andes töötajale märku, et ta on täielikult sulandunud. Kahtlemata võib endiselt vigu ette tulla, kuid tagajärgede eest tuleb võtta ka isiklik vastutus.
Kokkuvõttev vestlus pärast 90-päevast sisseelamisperioodi aitab põhjalikult välja tuua näpunäited, nõuanded ja arengud. Lisaks antakse töötajale võimalus ettepanekute või tagasiside andmiseks. Seda hetke on oluline ära kasutada, sest olulised märkused ja kommentaarid on veel värsked ja eelarvamuste vabad. Veenduge, et otsite seda sisendit aktiivselt, et oma sisemisi tööprotsesse pidevalt analüüsida.
Suhtluse edendamine: vastused suurendavad motivatsiooni
Iga uue asjaga alustades tekib erinevatel osapooltel palju erinevaid küsimusi. Faktipõhiste vestluste pidamine on ülioluline tekkinud küsimustele ausalt ja üksikasjalikult vastamiseks. Zammadi nõuanne: dokumenteerige korduvad selgitused ja kontekstid sisemises infovahetuskeskkonnas, näiteks Zammadi teadmistebaasis või mujal juhendites.
Need ressursid on eriti kasulikud uustulnukatele iseseisvalt kiiresti info leidmiseks, kuid ei tohiks asendada kolleegide vahelist suhtlust või koostööd. Regulaarsed tagasisidekoosolekud ja eesmärkide seadmine loovad lihtsa protsessi töötajatele ettevõtte kultuuri tutvustamiseks.
See omakorda tekitab uutes töötajates motivatsiooni ja soovi oma panuse andmiseks. Juba varajases etapis ebakindlustest rääkimine ja arusaamatuste lahendamine loob turvalise ruumi kasvuks ja sillutab teed pikaajalisele koostööle.
Kokkuvõte
Planeeri ja kasuta kolme kuud agentide sisseelamisel maksimaalselt ära! Soe vastuvõtt ja hästi ettevalmistatud tööruum on alles sisseelamisetapi alguseks. Meeskonnajuhid peavad tagama, et ootused ja eesmärgid oleksid kooskõlas, ning andma nende saavutamiseks vajalikku aega. See nõuab mõlemapoolset panust ja ettevalmistust, sest edukas koostöö on kahepoolne!
Allikas: Zammad blog. The best onboarding process for your new customer support agents. https://zammad.com/en/blog/30-60-90-days-onboarding-guide